Sebuah perpustakaan atau sebuah sistem informasi hampir selalu adalah bagian dari sebuah organisasi yang lebih besar. Hanya perpustakaan-perpustakaan umum atau sistem informasi yang bersifat nasional relatif berdiri sendiri, walaupun mereka sebenarnya juga adalah bagian dari organisasi masyarakat yang lebih besar, yaitu pemerintahan dan negara. Sebagai bagian dari sebuah organisasi, keberadaan, keberlangsungan, dan kegiatan perpustakaan atau sistem informasi ini sehari-hari tentunya terpengaruh dan juga mempengaruhi budaya organisasi yang bersangkutan.
Budaya adalah kesatuan pemahaman dan kesepakatan penting yang secara bersama-sama dianut atau dipakai oleh anggota-anggota sebuah komunitas, seringkali secara tersirat atau tacit. Budaya memungkinkan sekelompok orang menggunakan pemahaman atau makna yang sama terhadap hal-hal di sekeliling mereka. Makna ini seringkali tersembunyi di balik berbagai simbol dan kegiatan, dan selalu bersifat khas untuk kelompok itu.
Setiap organisasi adalah sebuah komunitas pula. Para anggota komunitas ini berperilaku berdasarkan semacam standar budaya yang mengandung sistem nilai, simbol, makna bersama tentang objek material maupun praktik-praktik ritual, termasuk pula kebiasaan dan tradisi, cerita sejarah baik mitos maupun nyata, impian dan harapan, asumsi bersama, dan makna inter-subjektif.
Dari luar, sebuah organisasi lebih sering terlihat dalam bentuk-bentuk simboliknya. Misalnya, sebuah universitas punya lambang dan warna khusus untuk jaket para mahasiswanya, punya tradisi wisuda tertentu, menjalani ritual sehari-hari dalam bentuk pengajaran di kelas, dan sebagainya. Sebuah perusahaan swasta juga punya lambang dan warna khusus yang dianggap khas, punya tradisi memlonco pegawai baru, atau berbagai jenis rapat untuk tingkatan pegawai yang berbeda. Tentu saja, di balik hal-hal yang tertampak ini ada banyak sekali yang justru tak kasat mata, namun tersimpan di masing-masing anggota. Misalnya, loyalitas dan rasa kebersamaan atau kekeluargaan antar anggota belum tentu dapat terlihat dalam bentuk nyata, tetapi muncul di saat-saat krisis.
Jika sebuah perpustakaan atau sistem informasi didirikan di sebuah organisasi, maka segala sesuatu tentang perpustakaan dan sistem ini akan ‘diikat’ oleh nilai, praktik, tradisi, dan sebagainya itu. Sebagai sebuah elemen dalam sebuah organisasi, perpustakaan biasanya memiliki fungsi khusus yang berkaitan dengan tujuan organisasi. Fungsi perpustakaan idan sistem informasi ini kemudian akan digabung dan diselaraskan dengan fungsi-fungsi lainnya. Misalnya, dalam sebuah organisasi universitas, perpustakaan memiliki fungsi simpan dan temukembali, bersama-sama dengan fungsi pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat, dan sebagainya. Atau di sebuah perusahaan swasta, sebuah sistem informasi memiliki fungsi sebagai himpunan pengetahuan praktis atau , selain juga menyediakan informasi praktis tentang prosedur-prosedur kerja.
Kajian-kajian organisasi selama ini percaya, bahwa elemen dalam sebuah organisasi tidak bersifat statis atau ‘netral’. Setiap elemen saling berhubungan dan memerlukan apa yang disebut ‘pengaturan budaya’. Pengaturan ini merupakan wujud dari sebuah proses pengembangan ide-ide dasar komunitas atau organisasi. Ketika masing-masing elemen saling berhubungan dan saling menata aturan di antara mereka inilah terjadi dinamika yang seringkali mengandung setidaknya tiga hal:
1. Dominasi – satu elemen akan berupaya mendominasi elemen lainnya, atau setidaknya berunding (negosiasi) tentang peran dominan masing-masing.
2. Konflik – seringkali merupakan ‘makan sehari-hari’ dalam setiap organisasi, walau tidak harus selalu berarti pertentangan yang keras dan merusak.
3. Kontradiksi - terjadi ketika aturan, nilai, atau norma dilaksanakan oleh masing-masing anggota dan elemen organisasi, seringkali tidak dengan sepenuh hati dan bahkan juga dengan sikap menentang.
Sebuah perpustakaan atau sistem informasi di dalam organisasi apa pun, dengan demikian, juga akan terlibat dalam tiga hal di atas. Seluruh kegiatan dan operasinya akan sangat dipengaruhi oleh budaya organisasi yang terwujud dalam bentuk negosiasi dominasi, pengaturan konflik (conflict management), dan penyelarasan kontradiksi. Adalah sangat naif kalau pengembang dan pengelola perpustakaan atau sistem informasi menganggap hal-hal di atas bukan urusannya. Seringkali para pengembang dan pengelola perpustakaan atau sistem informasi memerlukan pemahaman yang memadai sebelum dapat mengoperasikan kegiatan-kegiatan mereka. Pengetahuan ‘teknis’ tentang prosedur kerja dan pengembangan teknis seringkali tak pernah cukup untuk menjamin kesuksesan operasi perpustakaan atau sistem informasi.
Seorang pengembang atau pengelola, dengan demikian, perlu mempelajari budaya organisasi di tempat mereka, antara lain dengan menemukan dan memahami secara sungguh-sungguh berbagai nilai, aturan-aturan interaksi sosial dan cara-cara anggota organisasi menginterpretasi kegiatan mereka. Seringkali seorang pengembang atau pengelola perpustakaan perlu memperhatikan bagaimana nilai-nilai organisasi ini diwujudkan dalam perilaku ketika orang-orang berinteraksi. Seringkali pula, interaksi sosial dan interpretasi ini merupakan aktivitas komunikasi, sehingga kultur dapat digambarkan sebagai suatu artikulasi aturan-aturan komunikasi.
Pengelola perpustakaan atau sistem informasi seringkali harus memahami bahw budaya adalah pola kepercayaan dan nilai bersama yang menyediakan makna institusional bagi anggota, dan menyediakan aturan berperilaku di dalam organisasi. Untuk menganalisis bagaimana anggota-anggota organisasi berperilaku, para pengelola seringkali harus mampu memeriksa nilai-nilai yang mengatur perilaku itu, yang sebenarnya ada di level kedua (atau ‘di balik’ perilaku yang tertampak). Nilai ini sulit dilihat, seringkali kita harus menginterpretasinya berdasarkan percakapan intensif dengan tokoh-tokoh kunci, atau menganalisis isi dokumen-dokumen penting, atau dengan memahami sejarah suatu organisasi.
Harus pula disadari, ketika memeriksa nilai-nilai budaya sebuah organisasi, kita biasanya dapat merasakan bahwa apa yang kita dengar dari pembicaraan orang hanyalah mencerminkan nilai-nilai yang tertampak. Artinya, pembicaraan tentang budaya organisasi seringkali terfokus pada apa yang orang mau akui sebagai alasan untuk berbuat sesuat, apa yang secara ideal mereka anggap masuk akal, dan seringkali adalah rasionalisasi (atau pembenaran) perilaku mereka. Alasan-alasan terselubung tetap tertutup dan seringkali juga tidak disadari. Untuk sungguh-sungguh memahami sebuah kultur dan memastikan nila-nilai organisasi, kita perlu ‘masuk’ ke dalam asumsi-asumsi terselubung itu.
Di sinilah tantangannya, dan seorang pengelola perpustakaan atau sistem informasi yang sukses akhirnya perlu mengandalkan kepandaian bergaul dan berkomunikasi dengan semua jajaran anggota sebuah organisasi. Sungguh sial nasibnya jika ia adalah orang yang “kuper” dan terlalu teknis-prosedural.
Beberapa situs menyajikan tulisan menarik tentang budaya organisasi ini:
1. http://findarticles.com/p/articles/mi_m1387/is_1_53/ai_n8640805 (membahas budaya organisasi sebagai sumberdaya strategis bagi perpustakaan)
2. http://libsuccess.org/index.php?title=Organizational_Culture_and_Knowledge (sebuah situs yang sedang berkembang dan berisi forum diskusi tentang budaya organisasi dan manajemen pengetahuan)
3. http://www.entrepreneur.com/tradejournals/article/172687180_2.html (membahas sisi pandang budaya terhadap sistem informasi perusahaan)
4. http://www.e-papyrus.com/personal/orglrn.html (melihat kultur organisasi dalam bentuk pembelajaran dan kaitannya dengan sistem informasi)
Bacaan:
Martin, J. (2002). Organizational Culture : Mapping the Terrain, London : Sage Publications.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar